Le numérique sera, dans un futur proche, un formidable vecteur de fluidité et de simplification dans les échanges entre des livreurs et les maisons de Cognac. Depuis plusieurs années, plusieurs plateformes extranet voient le jour avec des objectifs plus ou moins ambitieux mais toujours à l’image de la « culture maison ». Rémy Martin et Courvoisier ont pour l’instant pris le parti de limiter le périmètre de leur outil à la communication d’informations techniques. Hennessy y ajoute un outil ergonomique de gestion administrative des contrats, des échantillons et des livraisons. Martell, a pris le parti de développer pour les livreurs cognaçais et aux Champenois du groupe un site exhaustif qui intègre une multitude de fonctionnalités en lien avec les métiers de viticulteurs. Le rôle des plateformes extranet est de fluidifier les aspects techniques et administratifs de la relation technique et commerciale. Les maisons l’affirment, une fois exonérées de ces contraintes, les relations de terrain n’en sont qu’améliorées.
VitiCourvoisier,
Tenir les informations essentielles à disposition de chacun.
« VitiCourvoisier » était la toute première plateforme créée dans la région délimitée. À l’origine, l’idée était de disposer d’un outil simple qui serve de support pour communiquer les conseils de vinification pour l’année en cours à la place de la version papier existante. Petit à petit, la banque de données techniques s’est étoffée en intégrant de nouveaux chapitres tels que les conseils de distillation ou le cahier des charges de vieillissement. Le support d’audit et l’ensemble des données de référence en lien avec la qualité, les documents uniques ou la viticulture durable sont aussi tenus à disposition dans une rubrique dédiée. « C’est un dispositif efficace pour aider le viticulteur à préparer un audit, l’idée est toujours de souligner le partenariat et surtout en parfaite transparence » explique Benoît de Sutter, le responsable des achats et des opérations Eaux-de-vie de la maison. La transition numérique a connu un très bon succès particulièrement chez les quelque 200 bouilleurs de crus à domicile qui livrent la maison en direct puisque 95 % d’entre eux ont franchi le pas. Tous ceux pour lesquels le réflexe numérique est moins naturel reçoivent toujours leurs informations techniques sous le format papier.
RémySphère
Une banque de données techniques… et plus pour demain.
En 2014, les adhérents d’Alliance Fine Champagne ont manifesté le souhait de disposer d’informations régulières et précises pour conduire au mieux leur relation avec Rémy Martin. Un groupe de travail de 14 viticulteurs s’était donné pour objectif de développer une lettre d’information appelée RémySphère. Selon les dirigeants, cet échange était primordial pour renforcer encore davantage la relation de confiance entre la Maison et ses partenaires. En 2015, la version numérique est venue compléter le format papier. La plateforme a aujourd’hui pour objectif de communiquer toutes les informations de la maison réservées aux livreurs, qu’elles concernent des points d’actualité, des aspects viticoles, en lien avec l’environnement, œnologiques ou la distillation.
« Le niveau de consultation est bon, explique Laura Mornet, responsable Conseil Fournisseur, c’est la raison pour laquelle nous voulons aller plus loin et proposer, à l’avenir, la mise à disposition de données plus personnalisées telles que des éléments d’ordre contractuels, par exemple. Cet outil doit représenter une valeur ajoutée dans notre échange avec nos livreurs mais il ne viendra en aucun cas se substituer à la relation de proximité que nous avons à cœur de cultiver, explique-t-elle. ».
GRAPP Hennessy
Optimiser la logistique des contrats
La maison gère environ 7 000 échantillons par an avec un peu plus de 1 600 partenaires actifs. Autant dire que la logistique de l’échantillonnage justifie à elle seule un outil dédié. La plateforme Hennessy est la seule à optimiser à ce point la gestion personnalisée de la relation contractuelle avec ses apporteurs. L’outil se décompose en 3 onglets : mes contrats, mes échantillons, mes échéances. Le premier onglet récapitule l’ensemble des contrats en cours et matérialise de façon très simple et visuelle la réalisation de chaque étape (échantillonnage, échéances de livraison, solde à livrer…). Le livreur d’eau-de-vie peut valider par simple clic les étapes clefs de ses contrats comme la clôture de l’agrément avant la mise en stock des contrats de rassises ou le déclenchement de la procédure d’achat. « La force de l’outil est sa fonctionnalité, Grapp a été simplifié à l’extrême pour que tous les partenaires puissent se l’approprier » explique Arnaud Camus, en charge de ce dossier. Et en matière de simplification, ce sont les détails qui font souvent la plus value d’un outil. La gestion des échantillons est probablement la partie la plus convaincante du dispositif. À partir d’un contrat donné, il suffit de renseigner le volume et la nature de l’échantillon (pour avis ou sur contrat) et l’étiquette complète peut être éditée avec son numéro identifiant et son code-barres déjà incrémenté. C’est un formidable gain de temps et cela limite les erreurs ou les imprécisions argumentent Aude Drounau et Pierre Descubes, bouilleurs de profession qui échantillonnent plusieurs lots par semaine en période de distillation. Selon Hennessy, la dématérialisation des étapes de la contractualisation pourrait être totale à terme avec la signature électronique des propositions d’achats au moyen d’une solution certifiée.
La plateforme GRAPP propose aussi des informations générales pour les livreurs avec par exemple les lancements des produits sur les marchés ou la possibilité de suivre en temps réel l’activité du vignoble Hennessy sur le site de La Bataille. Après seulement quelques mois de fonctionnement, l’application a réussi à attirer 50 % des bouilleurs de crus et 100 % des bouilleurs de profession une preuve de sa pertinence selon les porteurs du projet.
Martell : MMPJ et moi
Un projet ambitieux, commun aux Charentais et Champenois.
MMPJ et Moi a été lancé à la fin de l’année 2017. C’est un outil complet et ambitieux qui résulte de plusieurs mois de « brain storming » avec des viticulteurs partenaires du groupe Pernod Ricard en Champagne et à Cognac. L’architecture du site est donc commune aux deux régions. MMPJ et Moi s’articule autour de 3 espaces : Un espace personnel qui permet le stockage des documents administratifs (contrats et factures) et le suivi des dossiers en cours (échantillons, livraisons). Un espace d’information qui compile des données réglementaires, techniques et les actualités de la maison. Enfin, un espace dédié à la communication entre viticulteurs qui a pour objectif d’organiser une sorte de « réseau social » privé dont le but est de faciliter les échanges. Cerise sur le gâteau, la maison met à disposition des utilisateurs des bulletins météo géolocalisés qui compilent les prévisions de plusieurs modèles, un service de petites annonces et des recettes de cocktails. Contrairement à ses concurrents, la Maison a fait clairement le pari que son application deviendra à moyen terme le support d’un rendez-vous très régulier avec ses livreurs. Un parti pris ambitieux qui nécessitera de mobiliser des moyens importants pour toujours alimenter le site et maintenir son attractivité au plus haut niveau.
